Need on 8 tüüpilisemat digiraiskamist. Kas tuleb tuttav ette?
Otsi võimalusi nende digiraiskamiste kõrvaldamiseks või vähendamiseks
„Kui teeme midagi vaid kord aastas, pole oluline, et me seda väga tõhusalt teeme. Keskenduma peaks protsessidele, mida teeme pidevalt ja korduvalt – need tuleb sooritada võimalikult efektiivselt,“ rääkis osaühingu Digiwise asutaja ja tegevjuht Lauri Antalainen Visit Estonia infopäeval.
Digitaliseeriminegi pole Antalaineni sõnutsi midagi muud, kui pidevate protsesside (p)arendamine läbi infotehnoloogia rakendamise. „See tähendab, et eesmärk pole võtta kasutusele uut tarkvara, vaid muuta midagi tööprotsessis paremaks,“ selgitab ta.
Turismisektori infopäeval tõi Antalainen välja kaheksa tüüpilisemat digiraiskamist, mille puhul ettevõtetel tasub otsida võimalusi nende kõrvaldamiseks või vähendamiseks.
Info ja andmete manuaalne töötlemine
Et käsitsi millegi tegemine võtab aega, sellest saame kõik aru. Ajakulust olulisemgi on aga asjaolu, et kuna käsitsi sisestatakse info üldjuhul viitajaga, tekib protsessi viivitus – protsess ei jätku enne kui see käsitsi info sisestamine või edastamine on toimunud. Kui sama tegevus, näiteks info sisestamine, toimuks automatiseeritult, jätkuks protsess kohe, kui vajalikud tingimused on täidetud. Inimese taha ootama jäädes võib andmesisestus realiseeruda tunni, päeva või isegi enama aja pärast ning seni protsess seisab.
Probleem on seegi, et seni kuni andmed on sisestamata, on süsteemides osa teabest puudu. Näiteks kui ettevõtte laos kauba sissetulekul ja väljastamisel kirjutatakse info paberile ja tööpäeva lõpuks viiakse see paber kontorisse laoliikumiste info sisestamiseks, on meil terve päev digitaalne laoseis olnud vale.
Info ja andmete korduv töötlemine
Ühe ja sama info korduvat töötlemist võib esineda ka siis, kui ettevõttes on kasutusel väga head tarkvarad, ent pole läbi mõeldud, kuidas info tarkvarade vahel liigub. Ehk lühidalt: info/andmete liikumist pole automatiseeritud. Tulemus? Sama infot tuleb korduvalt mitmesse tarkvarasse sisestada.
Peale ajakulu põhjustab info korduv töötlemine inimlike vigade tekkimist.
Info ja andmete liigne töötlemine/kogumine
Info ja andmete liigset kogumist ja töötlemist esineb paraku rohkem, kui me arvata oskame. Ka see on ajakulu, mis toob personalile käsitsi tööd juurde, aga samas mingit väärtust ei loo. Tasub nii endalt kui ka kliendilt küsida, kas iga mahukas raport on ikka vajalik.
Allikas: Tanel Meos
Liigne kommunikatsioon
Üks neist digiraiskamistest, mille toimumisest sageli ei saada aru. Kui sulle on tuttav mõte „täna ma kontorisse ei lähe, siis ma saan natuke tööd ka tehtud“, siis mittemineku põhjuseks ongi üldjuhul liigne kommunikatsioon.
Kolleegide möödaminnes esitatud küsimused, millele vastamiseks ei kulu pealtnäha palju aega, ei olegi nii terav probleem, kui just asjaolu, et need pärimised katkestavad süvenemise ning hiljem võtab poolelioleva tööga järjele saamine jälle aega.
Peamiseks ülemäärase kommunikatsioonivajaduse põhjuseks on läbimõtlemata protsessid ja projektihalduse süsteem.
Otsimine
Igasugune otsimine – olgu otsitavaks ese või fail – tähendab tarbetut ajakulu. Näiteks tead, et kolleeg on sulle mingisuguse info saatnud, aga ei mäleta enam, et mis kanali kaudu. Esmalt otsid e-kirjade seast, siis vestlusakendest ja kaustadest ning seejärel kordad otsingut, aga uue märksõnaga.
Ajamahukas tegevus, mis juhtub seetõttu, et midagi on jäänud süsteemselt läbi mõtlemata. Siin tuleb mängu standardiseerimine: oleme kokku leppinud suhtluskanalid (kus hoiame nt projektide infot; kust kaudu saadame projektide, klientide või tööde kohta sõnumeid). Ja oleme kokku leppinud sellegi, kuidas asju nimetame, et hõlbustada vajaliku teabe leidmist. Ühesõnaga, unusta failid nagu kliendinimi_lõplik, kliendinimi_lõplik_lõplik, kliendinimi_lõplik_lõplik_lõplik!
Allikas: Tanel Meos
Halva struktuuri ja/või kvaliteediga andmed
Väga palju sõltub protsesside automatiseerimisel või klientidele iseteeninduslike toimingute võimaldamisel andmete kvaliteedist ja struktuurist.
Andmekvaliteet on ettevõtetes sage probleem. Eriti neis ettevõtetes, kes teevad tööd suuresti Exceli baasil. On näiteks asutusi, mis haldavad kogu kliendiinfot Exceli tabelis. Andmeid uude keskkonda üles viies aga näeme, et ühe kliendi nime on andmetes kirjutatud kaheksal erineval moel. Sellise info automatiseeritud töötlemisel tekib andmebaasi ka kaheksa erinevat klienti.
Töötaja oskuste/aja vale rakendamine
Ideaalis peaks iga inimene tegema enda kvalifikatsioonile vastavat tööd. Paraku kohtab seda ikka ja jälle, et kvalifitseeritud töötaja tegeleb poole tööajast muuga, mis ei vasta kaugeltki tema väljaõppele.
Mittevajalikud tegevused protsessivoos …
… või siis vale prioriseerimine. Näiteks kulutatakse palju aega ebatähtsale ning märksa vähem aega olulisele.
Lauri Antalaineni täispikka ettekannet digitaliseerimisest ja digiraiskamistest saad näha SIIT
Allikas: EIS
Viimati uuendatud
24.03.2025