EISi toel kasvanud HotelBuddy jõudis koostööni Euroopa suurima hotelliettevõttega
HotelBuddy pakub hotellidele nii riistvara- kui ka tarkvaralahendust, mis võimaldab külalistel avada oma toa uksi mobiiliseadmega
Mitmes Ettevõtluse ja Innovatsiooni Sihtasutuse (EIS) teenuses osalenud Eesti iduettevõte HotelBuddy Technology OÜ lõi möödunud aasta lõpus käed Prantsuse hotelligrupiga Accor, mis opereerib hotelle rohkem kui 110 riigis.
„Arvestades, et Accoril on üle maailma ligi 6000 hotelli, on see meie jaoks lähiajal kindlasti oluline fookus. Samas ei unusta me ka oma seniseid kliente – täna töötame peamiselt sõltumatute hotellide ja väiksemate hotelligruppidega,“ ütleb HotelBuddy tegevjuht Kadi Saadlo.
HotelBuddy pakub hotellidele nii vajalikku riistvara- kui ka tarkvaralahendust, mis võimaldab külalistel avada oma toa uksi mobiiliseadmega ilma füüsilist võtmekaarti vastuvõtust võtmata. Ettevõtte kliendid on täna peamiselt Baltikumis, kuid HotelBuddy on laienenud ka Soome ja Suurbritanniasse. Lisaks on üks hotellikett piloteerinud HotelBuddy lahendust ka Lõuna-Aafrika Vabariigis. Saadlo kinnitusel on HotelBuddy ekspordivõimekuse kasvatamisel roll ka EISil. „EISi toetused aidanud meil nii tehnoloogiliselt kui ka äriliselt kasvada – võimaldades arendada innovaatilisi lahendusi, siseneda uutele turgudele ning pakkuda klientidele kvaliteetset ja turvalist teenust,“ märgib ta.
Aga alustame algusest ehk ideest.
Kadi, kust tuli mõte hakata pakkuma hotellidele külaliste teekonna automatiseerimiseks digilahendusi?
HotelBuddy asutajateks olen mina ning IT-süsteemide ja võrgulahenduste ettevõtte PRO IT asutaja Hannes Mulla. HotelBuddy idee sai alguse 2020. aastal COVIDi-pandeemia alguses, kuigi esimesed mõtted ja vajaduse tunnetus tekkisid meil juba aastaid varem.
Idee sündis ühisest frustratsioonist hotellitehnoloogia killustatuse üle.
Nägin ja kogesin hotellijuhina, et kuigi turul oli palju erinevaid lahendusi, pidid hotellid tervikliku digitaalse külalisteekonna pakkumiseks sageli kombineerima mitut teenusepakkujat, kuid need süsteemid ei olnud omavahel hästi integreeritud. See tekitas nii hotellidele kui ka külalistele katkendliku kogemuse: näiteks saadeti saabumiseelne kiri ühest süsteemist, check-in toimus teises ning suhtlus või lisateenuste tellimine kolmandas.
Samal ajal ei olnud paljud mobiilse võtme lahendused kasutajasõbralikud, kuna nõudsid eraldi rakenduste allalaadimist, mida enamik külalisi pigem väldib.
Algusest peale oli meie eesmärk luua sujuv, otsast lõpuni toimiv lahendus, mis lihtsustab külalisteekonda. Arendusfaasis tegime tihedat koostööd umbes kümne hotelliga, et lahendada reaalseid operatiivseid väljakutseid. Samuti kaasasime tipptasemel UX-disaineri Markko Karu, et luua intuitiivne, elegantne ja lihtsasti kasutatav toode.
Lõppkokkuvõttes soovisime luua lahenduse, mida naudiksime ka ise kasutajatena – lahenduse, mis annab külalistele rohkem kontrolli, vähendab ooteaega ja ebamugavust ning pakub tänapäevast ja mugavat kasutajakogemust.
Kuidas majutusasutused teie lahenduse vastu võtsid? Milline on olnud hotellide tagasiside lahenduse käikulaskmisel?
Hotellid on võtnud HotelBuddy lahenduse üldiselt väga soojalt vastu. Esimestel tegutsemisaastatel (2021–2022) oli laienemine küll mõnevõrra keerulisem, kuna hotellid olid COVIDi järgselt veel suhteliselt tühjad – ning paratamatult tekib küsimus, mida digitaliseerida, kui külalisi napib.
Samas nägime juba algusest peale, et huvi sellise lahenduse vastu on suur. Eriti Eestis on hotellid väga innovaatilised ning soovivad ajaga kaasas käia ja oma konkurentsivõimet tõsta.
Tagasiside lahendusele on olnud siiani valdavalt positiivne – hinnatakse eelkõige kasutusmugavust, sujuvat külalisteekonda ning võimalust automatiseerida igapäevaseid protsesse.
Pildi autor: HotelBuddy asutajad Kadi Saadlo, Hannes Mulla ja Tanel Tilk
Milline on teie hinnangul või kogemuse põhjal Eesti majutussektori digitaliseerituse tase võrreldes teiste riikidega?
Minu hinnangul on Eesti majutussektori digitaliseerituse tase kindlasti kõrge ning paljuski kooskõlas meie kui e-riigi kuvandiga. Eesti hotellid on üldiselt väga avatud innovatsioonile ja uute lahenduste kasutuselevõtule ning soovivad oma teenust pidevalt arendada ja konkurentsivõimelisena hoida.
Seda kinnitab ka meie kogemus HotelBuddys – oleme koostöös Eesti Hotellide ja Restoranide Liidu ning EISiga juba mitmeid aastaid korraldanud hotellitehnoloogiale suunatud seminari Work Smart, Not Hard (pildil). Tegemist on praktilise üritusega, kus keskendume sellele, kuidas tehnoloogia abil töötada targemalt, muuta tööprotsessid efektiivsemaks, vähendada kulusid ja suurendada tulusid. Sel aastal toimus seminar juba viiendat korda ning oleme igal aastal purustanud osalejate rekordeid, mis näitab selgelt, et hotellide huvi digitaliseerimise ja uute lahenduste vastu on väga suur.
Kui aga võrrelda Eestit näiteks Põhjamaade või Hollandiga, siis tuleb ausalt tunnistada, et nende riikide hotellid on digitaliseerituse poolest siiski mõnes aspektis sammu võrra ees. Samas on see pigem positiivne – see annab meile selge suuna, kuhu edasi liikuda, ning näitab, et ka Eestis on veel arenguruumi ja võimalusi turgu edasi arendada.
Pildi autor: Seminar Work Smart, Not Hard
Kas hotellid liiguvad üha enam kontaktivabade teenuste poole? Kuidas tagada seejuures andmete turvalisus ja külaliste privaatsus?
Jah, näeme väga selgelt, et hotellid liiguvad üha enam kontaktivabade ja iseteeninduslahenduste suunas. See ei ole enam ainult COVIDist tingitud trend, vaid püsiv muutus külaliste ootustes. Inimesed on harjunud kasutama igapäevaelus digitaalseid teenuseid ning ootavad sama mugavust ka reisides – kiiret check-in’i, võtme saamist telefoni ja sujuvat suhtlust ilma järjekordadeta.
Samas käib selle arenguga käsikäes väga oluline vastutus andmeturbe ja privaatsuse osas. Külaliste usaldus on hotellinduses kriitilise tähtsusega. Selle tagamiseks tuleb kasutada turvalisi ja usaldusväärseid tehnoloogiaid – näiteks krüpteeritud andmeedastust, tugevat autentimist ning selgeid ligipääsuõiguste haldamise põhimõtteid.
Samuti on oluline, et lahendused oleksid kooskõlas kehtivate andmekaitsenõuetega, eelkõige GDPR-iga, ning et kogutaks ainult neid andmeid, mis on teenuse osutamiseks vajalikud. Läbipaistvus mängib siin suurt rolli – külalised peavad aru saama, milliseid andmeid kogutakse ja milleks neid kasutatakse.
Õigesti rakendatuna ei ole digitaliseerimine mitte risk, vaid hoopis võimalus turvalisust parandada – vähendada inimlikke vigu, piirata liigset ligipääsu tundlikule infole ning luua kontrollitud ja jälgitav keskkond.
Pildi autor: HotelBuddy
Kes on teie peamised konkurendid? Mis eristab HotelBuddy lahendust teistest hotellitehnoloogia pakkujatest?
Meie peamised konkurendid on peamiselt rahvusvahelised ettevõtted, eelkõige Iisraelist ja USAst. Lisaks on ka mõned Taani ettevõtted, kes pakuvad sarnaseid digitaalse külalisteekonna lahendusi.
HotelBuddy eristub neist mitmel olulisel moel. Üks suurimaid erinevusi on meie unikaalne IoT-põhine riistvarakomponent – mikrokiip, mis võimaldab muuta hotelli olemasolevad uksed nutikaks ilma kogu lukusüsteemi välja vahetamata. See tähendab, et hotell ei pea tegema suuri investeeringuid uutesse lukkudesse, vaid saab olemasoleva infrastruktuuri lihtsalt ja kuluefektiivselt digitaliseerida.
Lisaks võimaldab meie lahendus külalistel avada hotellitubade uksi otse oma mobiiltelefonist ilma eraldi rakendust alla laadimata, mis teeb kasutajakogemuse oluliselt sujuvamaks ja mugavamaks.
Meie fookus ei ole ainult üksikutel funktsioonidel, vaid terviklikul külalisteekonnal – alates broneeringust kuni check-out’ini. Pakume hotellidele ühtset platvormi, mis aitab automatiseerida protsesse, parandada teeninduse kvaliteeti ja samal ajal vähendada töökoormust.
Kokkuvõttes eristab HotelBuddy’t kombinatsioon riist- ja tarkvarast, kasutusmugavusest ning võimest pakkuda terviklikku ja skaleeritavat lahendust hotellidele.
Pildi autor: HotelBuddy
Mis on HotelBuddy Lite?
HotelBuddy Lite on HotelBuddy lihtsustatud ja tasuta versioon, mis on loodud hotellidele, kes soovivad kiiresti ja ilma keerukate integratsioonideta alustada külaliskogemuse digitaliseerimisega. Tegemist on veebipõhise platvormiga, mis ei vaja PMS-integratsiooni ega rakenduse allalaadimist – külalised pääsevad sellele ligi lihtsa lingi või QR-koodi kaudu.
HotelBuddy Lite’i peamised funktsioonid on digitaalne toa- ja hotellinfo, kus külaline leiab kogu vajaliku info (nt WiFi, hommikusöögi ajad, teenused jms), chat-funktsionaalsus, mis võimaldab mugavat suhtlust külalise ja hotelli vahel ja lisateenuste tellimine, mis annab hotellile võimaluse kasvatada lisatulu.
Lahenduse peamine väärtus hotellidele on lihtsus ja kiirus – see aitab vähendada korduvaid küsimusi vastuvõtus, parandada kommunikatsiooni ning pakkuda külalistele mugavat ligipääsu infole ja teenustele. Lisaks aitab see oluliselt vähendada ka paberikasutust, muutes igapäevased protsessid keskkonnasõbralikumaks.
HotelBuddy Lite kasutuselevõtt on ülilihtne – majutusasutus saab mugavalt meie veebilehel endale kasutaja luua ning koheselt süsteemi kasutama hakata. Täna on saadaval toa info funktsionaalsus (tasuta) ning peatselt lisanduvad ka chat ja lisateenuste tellimise võimalused, mis on kuutasupõhised funktsioonid.
Pildi autor: HotelBuddy
HotelBuddy klientide hulka on lisandunud üks maailma suurimaid hotellikette ning ka Euroopa hotellituru mõjukamaid tegijaid – Accor -, millel Eestiski viis hotelli. Kuidas teil õnnestus Accoriga „kaubale saada“ ja kas teil on sihikul veel mõni teinegi valdkonna suurtegija? Milliste turgude suunas üldse vaatate?
2025. aasta lõpus läbis HotelBuddy edukalt Accori grupi turvatestimise. Tegemist ei olnud kindlasti lihtsa ega kiire protsessiga. Selleks, et pakkuda oma teenuseid Accori hotellidele, peavad kõik tehnoloogiapakkujad läbima põhjaliku turva- ja vastavushindamise ning selleni jõudmine võtab tavaliselt märkimisväärselt aega.
Meie teekond sai alguse Eestist, kus Mercure Tallinna juhtkond tundis huvi HotelBuddy lahenduse kasutuselevõtu vastu ning toetas meid aktiivselt ka Accori sisemiste protsesside läbimisel. Oleme neile selle eest väga tänulikud.
Eriti hea meel on selle üle, et läbisime turvatestimise ilma ühegi ettekirjutuseta, mis on meie teada üsna haruldane tulemus ning kinnitab meie lahenduse kõrget kvaliteeti ja turvalisust.
Arvestades, et Accoril on üle maailma ligi 6000 hotelli, on see meie jaoks kindlasti oluline fookus lähiajal. Samas ei unusta me ka oma seniseid kliente – täna töötame peamiselt sõltumatute hotellide ja väiksemate hotelligruppidega.
Accoriga koostöö on andnud meile ka tõuke arendada edasi oma White Label lahendust, mis võimaldab ka väiksematel hotellidel ja hotelligruppidel kujundada HotelBuddy oma brändi järgi. See on olnud oluline samm, et muuta meie lahendus paindlikumaks ja skaleeritavamaks erinevatele turuosalistele.
Turgude osas vaatame täna eelkõige Euroopa suunas, kuid huvi meie lahenduse vastu on kasvanud ka kaugematel turgudel, mis annab kindlust, et HotelBuddy’l on potentsiaali kasvada rahvusvaheliseks standardiks külalisteekonna digitaliseerimisel.
Pildi autor: Renee Altrov
HotelBuddy on kasutanud mitmeid EISi toetusmeetmeid nagu turismisektori kesksete digilahenduste toetus, reaalmajanduse lahenduse piloteerimise toetus ning ettevõtja teadus- ja arendustöötaja toetus. Milleks täpsemalt toetusi kasutasite ja kuidas need aitasid teil ettevõttena nii kvaliteedi kui äri mõttes kasvada?
Jah, oleme mitmel korral kasutanud EISi toetusmeetmeid ning oleme väga tänulikud, et tegutseme keskkonnas, kus ettevõtjatel on sellised võimalused olemas. Need toetused on mänginud meie arengus olulist rolli, võimaldades kiirendada tootearendust ja tõsta lahenduse kvaliteeti.
Oleme toetusi kasutanud eelkõige arendustegevuseks. Tehnoloogiliste lahenduste loomine on kulukas ning alustaval ettevõttel ei ole esimestel tegutsemisaastatel realistlik katta arenduskulusid ainult klientide maksetest. Seetõttu on täiendav rahastus olnud kriitilise tähtsusega, et saaksime oma toodet edasi arendada ja turule konkurentsivõimelist lahendust pakkuda.
Näiteks 2025. aastal kasutasime reaalmajanduse lahenduse piloteerimise toetust, mille raames arendasime välja HotelBuddy liidestuse X-tee kaudu PPA infosüsteemiga TURS. Selle lahenduse laiem kasutuselevõtt võimaldab tulevikus hotellidel edastada külaliste andmeid turvaliselt oma PMS-süsteemist otse riigi infosüsteemi.
Sama toetuse raames valmis ka HotelBuddy Lite. Tänu saadud toetusele oleme otsustanud pakkuda HotelBuddy Lite’i tasuta lahendusena, et ka väiksemad majutusasutused saaksid lihtsasti digitaliseerida oma külaliskogemust, vähendada paberikasutust ning anda oma panus keskkonnasäästlikkusesse.
Kokkuvõttes on EISi toetused aidanud meil nii tehnoloogiliselt kui ka äriliselt kasvada – võimaldades arendada innovaatilisi lahendusi, siseneda uutele turgudele ning pakkuda klientidele kvaliteetset ja turvalist teenust.
Pildi autor: Rasmus Jurkatam
Kas toetuste taotlemine oli keeruline?
Meie koostöö EISiga on alati olnud väga positiivne ning julgustan kindlasti ka teisi ettevõtjaid neid võimalusi kasutama.
Toetuste taotlemine ei ole alati kõige lihtsam protsess, kuid samas on see väga praktiline ja väärtuslik – see sunnib ettevõtjat oma äriplaani, eesmärgid ja tegevused põhjalikult läbi mõtlema. See omakorda aitab ka ettevõttel endal selgemini aru saada, kuhu suunas liikuda.
Samas sõltub palju konkreetsest meetmest. Näiteks arendustöötaja toetus, mis on suunatud Eesti tehnoloogia- ja IT-sektorile, on väga lihtne taotleda ning kogu protsess võtab vaid loetud minutid.
Oleme HotelBuddyga osalenud ka mitmetes rahvusvahelistes startup-programmides ning suhelnud teiste ettevõtjatega, mistõttu julgen öelda, et Eestis on ettevõtjatele loodud toetussüsteem tegelikult väga tugev. Võrreldes paljude teiste riikidega on meil nii toetuste valik lai kui ka taotlemise protsessid tehtud võimalikult lihtsaks.
Samuti on EISil täna mitmeid turismisektorile suunatud meetmeid, mille taotlemine ei nõua eriteadmisi ning on ettevõtjatele hästi ligipääsetav.
Mul on selle üle siiralt hea meel – eriti teades ka inimesi, kes nende toetuste ja protsesside loomise taga on. On väga väärtuslik, et meil on olemas sellised inimesed ja organisatsioonid, kes loovad ettevõtjatele reaalseid kasvuvõimalusi.
Viimati uuendatud
30.04.2026